microsoft access

Pembuatan Tabel

Setelah Buka jendela program (Create) selanjutnya kita memulai dengan membuat objects Tabel. Setelah field name dan Data Type sesuai format yang diinginkan dan berikan Primary Key selanjutnya disimpan(Save) mis: daftar karyawan→ OK

a.    Membuat/menciptakan tabel Master

Tabel Master merupakan tabel yang perubahannya jarang dilakukan, dengan kata lain prosesinput, ubah dan hapus data jarang terjadi pada tabel master. Dalam tabel master terdapat (Primary Key) digunakan sebagai kunci yang digunakan untuk berelasi dengan tabel lain ( tabel Transaksi ). Yang perlu dingat adalah nama tabel dan nama field tidak boleh mengandung spasi.

Contoh tabel master : Biodata Siswa, Data Karyawan dan Data Guru.

v  Pada posisi new table ( window pertama setelah pembuatan file .mdb ), tekan Shortcut Design View

v  Akan muncul window Save As ( komputer meminta memasukan nama tabel yang akan dibuat )

v  Masukan nama tabel “tbSiswa”, kemudian tekan OK

v  Secara otomatis setiap kali pembuatan tabel menggunakan Microsoft Access 2007 akan muncul field dengan nama “ID” dan type datanya “AutoNumber” dan statusnya sebagai “Primary Key” ( ditandai dengan kunci berwarna kuning di sebelah kiri nama field ).

v  Hapus field tersebut dan masukan field dan type datanya.

v  Kemudian tekan tombol Table View untuk keluar dari menu Design View, jika ada konfirmasi untuk menyimpan data, tekan YES

b.    Membuat/menciptakan tabel Transaksi

Tabel Transaksi merupakan tabel yang sering dipakai ( ada proses input, ubah dan hapus data ) secara rutin.

Contoh Tabel Transaksi adalah Data Nilai, Data SPP dan Data Absensi

o  Tekan menu Create > Table

o  Pada posisi new table ( window pertama setelah pembuatan file .mdb ), tekan Shortcut Design View.

o  karena ini pembuatan tabel transaksi, maka tidak ada Primary Key. Kemudian simpan dengan nama “tbNilai”.

o  Masukan field seperti gambar dibawah ini :

c.     Pembuatan RelationShips

Relationship merupakan hubungan antara tabel yang satu dengan tabel lainnya, dalam hal ini tabel master dengan tabel transaksi. Kegunaan dari relasi ini dalah jika terjadi perubahan di tabel master maka hasil perubahan tersebut akan mempengarui tabel yang berelasi ( tabel transaksi ), misalnya jika suatu nis pada tabel master di hapus, maka semua data pada tabel transaksi akan ikut terhapus.

o   Tekan menu Database Tool > Relationships

o   Masukan/tambahkan semua tabel ketika muncul window Show Table, kemudian tekan close.

o   Kemudian hubungkan field dengan status primary key pada tabel master ke field yang bersesuaian pada tabel transaksi [ nim -> nim ]. Pada option relasi pilih semua check yang menunjukan perubahan pada tabel master akan berpengaruh terhadap tabel transaksi (check integritas data, ubah data dan hapus data ). Kemudian tekan Create.

o   Tekan Shortcut save dan close.

d.    Pengisian Data

Untuk membuka tabel cukup dengan cara double click atau click kanan open pada nama tabel.

o    Data tabel Master

o    Data tabel Transaksi

Perlu diperhatikan bahwa, data NIS pada tbNilai harus ada di tbSiswa, jika data yang dimasukan belum ada di tbSiswa, maka input data akan ditolak. Hal ini terjadi karena adanya fungsi integritas data dari relationship.

e.    Membuat Query

Query dapat menampilkan data dari satu tabel maupun gabungan dari beberapa tabel. Penampilan data juga dapat diatur dengan kriteria / filter tertentu, misalnya menampilkan data nilai dengan range tertentu.

1.   Query Data Nilai Siswa, yang mencakup biodata siswa dan nilai siswa

o  Tekan / pilih menu Create > Query Design

o  Masukan semua tabel ( tabel yang akan dibuat querynya )

o  Masukan field yang ada pada kotak tabel ke tempat yang sudah disediakan ( bagian bawah )

o  Untuk memasukan field bisa dengan cara doubel click pada nama field atau dengan click dan drag dari kotak tabel ke kotak yang sudah disediakan

Keterangan :

Field     : berisi nama field / kolom

Table    : berisi nama tabel / query

Sort      : mengatur jenis pengurutan data pada field yang bersangkutan, secara desc

Show    : mengatur field tersebut ditampilkan atau tidak

Criteria : mengatur filter, misal untuk menampilkan nilai yang lebih besar dari 70,

maka masukan “> 90”

o  Kemudian tekan Shortcut Run dan hasilnya seperti gambar dibawah ini

o  Tekan Shortcut Save, berinama qNilaiSiswa.

2.   Query Data Nilai yang dilengkapi dengan Jumlah dan Rata-rata Nilai

o  Tahap ini merupakan contoh query yang dilengkap dengan field yang diciptakan dengan rumus

o  Ulangi cara “7.a”, simpan query dengan nama “qRataNilai”

o  Masuk ke Design View, dengan cara click kanan pada “qRataNilai”, kemudian pilih Design View.

o  Hilangkan bagian Alamat, Gender, Tempat dan Tanggal Lahir ( blok ke 4 field tersebut, tekan keyboard delete ), sehingga menjadi seperti gambar dibawah ini :

o  Pada field yang kosong, click kanan > pilih Build

o  Isikan rumus => “Jml_Nilai:IPS+MTK”, tekan OK, beri tanda show, kemudian tekan shortcut RUN.

f.     SQL (Structured Query Language)

Pada Microsoft Access juga kita dapat melakukan DML ( Data Manipulation Language, tampil tambah - ubah – hapus data ) dengan menggunakan script. Sebagai contoh, pertama kali kita menampilkan data menggunakan query secara instant, kita dapat melihat perintah SQLnya dengan cara :

o  Click kanan pada Query ( misal qNilaiSiswa ), pilih Design View.

o  Tekan tanda segitiga pada Shortcut Table View, kemudian pilih SQL

o  Akan muncul script seperti gambar dibawah ini :

 Membuat Form

Untuk membuat form otomatis caranya sangat mudah karena field yang digunakan semua yang ada               pada Tabel sebagai sumber datanya:

1.    Pada menu Tab pilih   Create →More Forms→Form Wizard Untuk memindahkan semua field pilih  >>

 

2.    Kemudian Next selanjutnya pilih Layout form Misal: Columnar→Next

3.    Selanjutnya pilih Style form→Next dan isikan title untuk form misal : Daftar karyawan→Finis

Memodifikasi Form (Pembuatan Header and Footer)

Pembuatan form dengan menggunakan fasilitas wizard tampilanya kurang sesuai dengan yang dikehendaki. Anda dapat mendesainya  dan mengatur sendiri sesuai keinginan. Atau dapat juga anda menambahkan  Header, footer,image, mengganti warna background, font. Dan untuk mendesain form anda dapat gunakan salah satu jendela tampilan yaitu : Home→View→ :

Form View   :  Untuk mengisi dan melihat tampilan form yang telah dimodifikasi

Layout View:  Untuk memodifikasi dan melakukan perubahan pada form.

Design View: Memberikan tampilan detail dari struktur form. Anda dapat melihat bagian Header, Detail, dan Footer. Juga bisa menambahkan,Label, Garis , Image, persegi panjang dan lainnya.

 Logo       : merupakan control yang berfungsi untuk menampung objek gambar yang terletak pada bagian Form Header.

Aa Label   :  fungsinya hampir sama dengan Title hanya saja penempatan label dapat disembarang tempat area form.